疫情防控物资进行采购这个事情，看起来好像是属于常规行政方面的工作，然而实际上是和公司在遭受疫情当下能不能够实现平稳运行有着关联的，只要有一个环节出现疏漏的情况就拥有可能对整体局面产生影响。而此次召开的会议目的是在于堵塞住所有各种漏洞缺口，要将采购从仅仅只是能够买到的程度提升转变为买得正确合理、管理得妥善良好进而能够在实际中用得上这样的状况。
明确采购目标与总要求
公司领导于开场之际明确表明，采购防疫物资并非一般的后勤作业，乃是保障公司业务不间断性的战略举措。会议核心目的在于确保物资充裕、供应准时，绝对不可以因物资匮乏而给员工健康造成影响或者致使运营出现中断。领导着重强调，各个部门务必摒弃本位思想，将公司整体利益置于首位来展开协同合作。
会议提出要求，针对所有决策，都得是依据真实数据来进行 ，千万别凭借自身感觉去申报需求或者分配预算。采购行动方面需兼顾效率以及合规 ，一方面要能够快速地对市场变化作出响应 ，另一方面还必须严格依照公司的财务与采购流程来开展。鉴于此 ，会议设定了清晰明确的时间表 ，规定采购流程在会议结束之后就得马上启动。
梳理各部门具体需求
各部门的负责人，逐个分别汇报了本部门的物资消耗速度，以及现有的库存情况。生产部门由于现场人员较为密集，所以口罩和消毒液的消耗量是最大的，其库存仅仅能够维持大概一周左右的时间。行政部门还有客服部门却反馈称，一次性手套以及防护面罩的需求，在近期有了明显显著的上升。
财务部门与采购部门在现场对这些数据进行了核对，把需求划分成了紧急与常规这两类。紧急需求是指库存低于三天用量的物资，这类物资必须要优先去处理。会议明确指出，需求清单得细化到品牌、规格以及医用级别，比如说口罩要区分是一次性医用外科口罩还是KN95级别。
评估市场与制定策略
对于当时的市场状况，采购部门负责人进行了介绍，部分物资供应紧张，价格存在一天一变成为可能的情况，他们预先联系了多家供应商，发现消毒液和防护服对应的货源倒是相对稳定，然而特定品牌的口罩交货方面期限较长，就这样。
基于这样的情况，会议明确了采购的策略是沿着多条渠道并且按照不同批次来进行，要求采购部门同时去维护最少三家符合标准的供应商，目的在于分散风险，对于数量大或者供应紧张的物资，采取每次下单量少但下单次数多的下单手法，防止一次性拿出大量资金去集中押宝在单一的货源上，并且还能更具灵活性地去应对价格的上下起伏所带来的影响。
敲定预算与资金保障
财务部门呈上了详尽的预算分配草案，总预算被划分成了两个部分，其中大部分被投放用于保障口罩、消毒液等基础消耗品的持续采购，另外一部分作为应急资金，用以应对市场价格突发式上涨或者紧急增购。
明确了资金审批通道的方案，针对会议已决议的采购项目，采购部门在预算额度内能够直接申请支付，不再需要历经漫长的多层审批流程，以此确保付款速度可以跟得上供应商的要求，财务部承诺会安排专人进行对接，保障在24小时之内完成款项支付。
划分职责与协同机制
被举行的会议，极为清晰地划分并确定了各个部门所具有的职责边界，此项职责的边界划分是明确的。其中，采购部被赋予了全面负责供应商对接工作、合同签订事宜以及物流跟踪任务的权力；各个部门承担着负责准确上报自身需求、签收物资以及分发物资的责任；财务部负责资金拨付工作以及合规审核工作；行政部则需要负责仓库管理工作、质量抽检工作以及后续的使用培训工作。
在此同时，构建起了每日简报的机制，采购部门要于每天下班之前，借助内部群组去更新全部订单的状态，以及预计到货的时间，还有所遭遇的问题，任何部门在物资接收或者使用期间察觉到异常，都必定要马上在群内予以反馈，经由采购部进行统一协调来解决。
确立后续执行与监督流程
会议做出决定，所有讨论得出的结果以及任务的安排会形成正式的纪要，在经过与会的负责人签字进行确认之后再分发出去，以此作为执行的依据。公司的管理层会每周听取一回专项的汇报，对采购的进度、预算的执行以及物资的分发情况进行检查。
会议着重突出了针对物资使用效果展开追踪，提出不但要做到“买进来”，还要达成“发下去”，并且借助后续的员工培训以及反馈，来保证物资能够被准确、高效地运用，防止出现物资浪费或者因使用不妥当而致使失去防护功效的状况。
全程采购进程当中，怎样去平衡那“快速响应”以及“流程合规”，这可是最为巨大的挑战。你们的公司于类似这般的后勤保障工作之际，存有哪些用以确保既具备效能又不会缺失规范的良好办法呢？欢迎于评论区域分享你的经验，要是觉着本文拥有参考价值，请给予点赞予以支持。
